Was ist eine Legalisation?
FAQ
Unter einer Legalisation (oft auch Legalisierung genannt) versteht man im internationalen Recht die amtliche Bestätigung der Echtheit einer ausländischen öffentlichen Urkunde. Sie ist zwingend erforderlich, damit ein Dokument aus einem Staat von den Behörden oder Gerichten eines anderen Staates rechtlich anerkannt wird und dort denselben Beweiswert erhält.
Hier ist das Wichtigste zum Ablauf, den Unterschieden und den Zuständigkeiten:
Was wird dabei genau geprüft?
Das Verfahren bezieht sich ausschließlich auf die formale Echtheit der Urkunde, nicht auf deren inhaltliche Richtigkeit. Die Behörde bestätigt:
- Die Echtheit der Unterschrift auf dem Dokument.
- Die Funktion und Eigenschaft der Person, die unterschrieben hat (z. B. Standesbeamter, Notar).
- Die Echtheit des Dienstsiegels oder Stempels.
Wer stellt die Legalisation aus?
Die Legalisation wird immer von der diplomatischen oder konsularischen Vertretung (Botschaft oder Konsulat) des Landes vorgenommen, in dem die Urkunde verwendet werden soll.
- Praxisbeispiel: Sie besitzen eine Geburtsurkunde aus Ägypten und müssen diese bei einem Standesamt in Deutschland vorlegen. Zuständig für die Legalisation ist in diesem Fall die Deutsche Botschaft in Kairo.
- Vorbeglaubigung: Bevor das Konsulat die Urkunde legalisiert, muss sie fast immer von den Heimatbehörden des Ausstellungslandes (meist dem dortigen Außenministerium) vorbeglaubigt werden.
Was ist der Unterschied zwischen Legalisation und Apostille?
Das Legalisationsverfahren ist durch die Einbindung mehrerer Behörden und Botschaften relativ zeitaufwändig und teuer. Um diesen Prozess zu vereinfachen, wurde das Haager Apostille-Übereinkommen ins Leben gerufen.
Wichtige Ausnahmen: Wann brauche ich keine Legalisation?
Weil das Legalisationsverfahren durch die Beteiligung mehrerer Behörden und Botschaften sehr aufwändig ist, gibt es zwei wichtige Erleichterungen im internationalen Urkundenverkehr:
- Die Haager Apostille: Haben sowohl das Ausstellungsland als auch das Zielland das Haager Apostille-Übereinkommen unterzeichnet, reicht die einfachere Apostille aus. Diese wird direkt von einer Behörde des Heimatlandes ausgestellt; der Gang zur ausländischen Botschaft entfällt.
- EU-Verordnung: Innerhalb der Europäischen Union sind die meisten öffentlichen Urkunden (wie Geburts-, Ehe- oder Sterbeurkunden) gemäß der EU-Verordnung über öffentliche Urkunden vollständig von jeder Legalisation und Apostille befreit.
Wie erkenne ich eine Legalisation?
Die Legalisation wird durch einen auf die Urkunde zu setzenden Vermerk vollzogen. Der Vermerk soll den Namen und die Amts- oder Dienstbezeichnung des Unterzeichners der Urkunde enthalten. Auf Antrag kann, sofern über die Rechtslage kein Zweifel besteht, in dem Vermerk auch bestätigt werden, dass der Aussteller zur Aufnahme der Urkunde zuständig war und dass die Urkunde in der den Gesetzen des Ausstellungsorts entsprechenden Form aufgenommen worden ist.
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